SELOSTE HENKILÖREKISTERIEN KÄSITTELYTOIMISTA

Laatimispäivä: 18.1.2018

1. Rekisterin pitäjä:
Suomen Helluntaikirkko, y-tunnus: 2222014-3
Koulutie 11, 01260 Vantaa
Puh: 045 6327848, email: toimisto (at) helluntaikirkko.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Esko Matikainen
Koulutie 11, 01260 Vantaa
Puh: 050 3251918

3. Rekisterin nimi:
Suomen Helluntaikirkon henkilörekisterit

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietoja käytetään Suomen Helluntaikirkon yhdyskuntajärjestyksessä määritellyn toiminnan järjestämiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö:
– Tapahtumien ja koulutusten ilmoittautumisessa kerätään sukunimi ja etunimet; osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite; kotiseurakunta, tehtävä seurakunnassa; ruoka-aineallergiat.
– Valtakirjan hakemuslomakkeissa kerätään valtakirjakäsittelyyn tarvittavia tietoja.
– Seurakunnan PRH-tietojen muuttamisessa kerätään seurakuntien ja vastuuhenkilöiden tietoja.
– Sähköpaimen-jäsenrekisteriä koskevat uskonnollisten yhdyskuntien tietosuojasäännökset.

6. Säännönmukaiset tietolähteet:
Tapahtumien ilmoittautumislomakkeella annetut tiedot, jotka tallennetaan tilapäisesti tapahtuman järjestelyjen edellyttämäksi ajaksi. Koulutuksiin osallistuneiden tiedot tallennetaan lisäksi pysyvään koulutusrekisteriin. Valtakirjahakemuksia koskevat tiedot tallennetaan valtakirjarekisteriin. Sähköpaimen-jäsenrekisteri on erillinen suojattu järjestelmä, johon jäsentiedot tallennetaan.

7. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät:
Helluntaikirkon toimiston henkilöstö. Toisten yhteisöjen kanssa yhdessä järjestettävissä tapahtumissa tietoja käsittelee myös yhteistyökumppanin tehtävään määräämät henkilöt.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Henkilörekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet:
Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Sähköisen rekisterin käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet rekistereihin myönnetään tehtäväkohtaisesti. Ulkoista yhteyttä valvotaan palomuurein ja palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan ja GDPR:n säännösten mukaisesti.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista:
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Rekisteröidyillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).